Wat is ISAE 3402?

ISAE 3402 is een internationaal erkende auditstandaard die serviceproviders helpt om de betrouwbaarheid van hun uitbestede bedrijfsprocessen aan te tonen. Deze verklaring wordt afgegeven door een onafhankelijke auditor na beoordeling van de beheersmaatregelen die relevant zijn voor de jaarrekening van klanten. ISAE 3402 geeft meer zekerheid dan ISO certificaten omdat het de structurele uitvoering van maatregelen over een langere periode beoordeelt.

Wat houdt een ISAE 3402 audit precies in?

Een ISAE 3402 audit beoordeelt de beheersmaatregelen van uitbestede bedrijfsprocessen die relevant zijn voor de financiële verslaggeving van je klanten. De auditor onderzoekt systematisch hoe je processen zijn opgezet, gedocumenteerd en uitgevoerd.

Tijdens de audit worden verschillende onderdelen grondig bekeken. Je procesbeschrijvingen, werkinstructies en beleidsdocumenten komen aan bod. De auditor controleert ook je IT-systemen, toegangsbeveiliging en dataverwerking. Daarnaast worden logbestanden, rapportages en monitoringgegevens geanalyseerd om te bewijzen dat je maatregelen daadwerkelijk werken.

Het auditproces bestaat uit meerdere fases. De auditor begint met het vaststellen van de scope en het identificeren van relevante beheersrisico’s. Vervolgens worden je beheersmaatregelen getest door documentatie te bekijken, interviews af te nemen en steekproeven uit te voeren. Het eindresultaat is een assurance rapportage met een onafhankelijke verklaring over de kwaliteit van je dienstverlening.

Waarom hebben serviceproviders een ISAE 3402 rapport nodig?

Serviceproviders hebben een ISAE 3402 verklaring nodig omdat klanten steeds vaker aantoonbare beheersing van risico’s eisen voordat ze bedrijfsprocessen uitbesteden. Het rapport bouwt vertrouwen op en toont aan dat je processen betrouwbaar zijn voor hun financiële verslaggeving.

Veel organisaties maken ISAE 3402 een randvoorwaarde bij de selectie van leveranciers. Zonder dit rapport mis je kansen bij aanbestedingen en klantgesprekken. Het geeft je een duidelijk concurrentievoordeel omdat je aantoonbaar kunt bewijzen dat je risico’s adequaat beheerst.

Het rapport helpt ook bij het professionaliseren van je organisatie. Je processen worden gestructureerder en uniformer, wat de kwaliteit van je dienstverlening verbetert. Bovendien voorkom je dat klanten hun eigen audits bij jou uitvoeren, wat tijd en middelen bespaart voor beide partijen.

Wat is het verschil tussen ISAE 3402 type 1 en type 2?

Het verschil tussen Type 1 en Type 2 zit in de periode en diepgang van de beoordeling. Type 1 geeft een momentopname van je beheersmaatregelen, terwijl Type 2 bewijst dat ze structureel over een langere periode hebben gewerkt.

Een Type 1 audit beoordeelt alleen het ontwerp en bestaan van je beheersmaatregelen op één specifiek moment. De auditor kijkt of je maatregelen goed zijn opgezet en theoretisch kunnen werken, maar test niet of ze in de praktijk daadwerkelijk functioneren. Dit type is geschikt als eerste stap of wanneer je snel een basis-verklaring nodig hebt.

Type 2 gaat veel verder en test ook de werking van je maatregelen gedurende een periode van minimaal zes maanden. De auditor voert uitgebreide tests uit om te bewijzen dat je beheersmaatregelen consistent en effectief zijn uitgevoerd. Dit type biedt klanten meer zekerheid en wordt daarom vaker gevraagd bij belangrijke uitbestedingen.

Hoe bereid je je voor op een ISAE 3402 audit?

Goede voorbereiding begint met het vaststellen van de scope en het op orde brengen van je procesbeschrijvingen. Bepaal welke diensten en processen je wilt laten beoordelen en zorg dat alle documentatie compleet en actueel is.

Inventariseer je huidige beheersmaatregelen en identificeer eventuele knelpunten. Stel procesbeschrijvingen, werkinstructies en beleidsdocumenten op die duidelijk beschrijven hoe je werkt. Zorg ook dat je IT-systemen goed gedocumenteerd zijn en dat toegangsrechten correct zijn ingeregeld.

Implementeer ontbrekende beheersmaatregelen en start met het structureel uitvoeren ervan. Voor een Type 2 audit heb je minimaal zes maanden bewijs nodig dat je maatregelen werken. Houd daarom logbestanden, rapportages en andere bewijsstukken systematisch bij. Overweeg een nulmeting of Type 1 audit als tussenstap om te controleren of je op de goede weg zit.

Wat kost een ISAE 3402 audit en hoe lang duurt het?

De kosten van een ISAE 3402 audit variëren sterk en hangen af van de complexiteit van je processen, de scope en het type verklaring dat je nodig hebt. Type 2 audits kosten meer dan Type 1 omdat ze uitgebreider zijn en meer tijd vergen.

Factoren die de prijs beïnvloeden zijn het aantal locaties, de diversiteit van je diensten en de kwaliteit van je huidige beheersmaatregelen. Als je processen goed gedocumenteerd en gestructureerd zijn, duurt de audit korter en zijn de kosten lager. Ontbrekende of onduidelijke procedures leiden tot meer audittijd en hogere kosten.

De doorlooptijd hangt samen met je voorbereiding en de gekozen audittype. Een Type 1 audit kan binnen enkele weken worden afgerond als je goed voorbereid bent. Voor Type 2 moet je rekening houden met minimaal zes maanden operationele periode plus de auditfase zelf. Plan daarom ruim van tevoren en start tijdig met de voorbereiding om je gewenste planning te halen.

Hoe vaak moet je een ISAE 3402 rapport vernieuwen?

Een ISAE 3402 rapport heeft geen officiële vervaldatum, maar klanten verwachten meestal een actueel rapport van niet ouder dan 12 tot 18 maanden. De praktische geldigheid hangt af van de eisen van je klanten en de dynamiek in je bedrijfsvoering.

Veel organisaties kiezen voor jaarlijkse vernieuwing om continue zekerheid te bieden aan klanten. Dit toont aan dat je beheersmaatregelen structureel blijven werken en dat je processen up-to-date blijven. Bij significante wijzigingen in je dienstverlening of processen kan eerder vernieuwing nodig zijn.

Plan je vernieuwingscyclus strategisch in. Start de voorbereiding voor een nieuwe audit ruim voordat je huidige rapport te oud wordt. Zo voorkom je dat je tijdelijk zonder geldige verklaring zit, wat problemen kan opleveren bij klanten of nieuwe aanbestedingen. Houd ook rekening met de planning van je auditor, vooral tijdens drukke periodes aan het einde van het jaar.

Een ISAE 3402 verklaring biedt serviceproviders een krachtig instrument om vertrouwen op te bouwen en zich te onderscheiden in de markt. Door de structurele beoordeling van beheersmaatregelen geeft het klanten meer zekerheid dan traditionele certificaten. Bij Hoek en Blok begeleiden we organisaties met een pragmatische aanpak door het hele ISAE 3402 traject, van scope vaststelling tot het verkrijgen van de definitieve assurance verklaring. Wil je meer weten over onze aanpak? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.